わたしは精密機器を扱う商社で営業事務をしている29歳OLです。
中小企業のアットホームな職場で仕事をしていますが、アットホームだと感じるまでに約5年の年数がかかりました。
商社と一口に言っても業務は多岐にわたり、知識と経験が必要になるからです。
営業事務なので、外出をすることはなく社内でのデスクワークにはなりますが「営業」と書いてあるだけあって電話だけで受注まで完結することもあります。
今回は営業事務のあれこれをお伝えできればと思います。
専門商社の営業事務はどんな仕事？
わたしの会社で取扱うメーカーは200社以上あります。
その中でも特化しているメーカーの在庫も管理しているので、在庫状況や製品を尋ねられた場合すぐに対応する必要があります。
また営業事務は一般事務に比べ、営業サポートの動きをする業務が多く発生します。
外出をすることがないので、客先へは電話やメールでの対応になりますが担当の会社を受け持つと指名で依頼が来たり、問い合わせが来たりとコミュニケーション能力が非常に求められる仕事だと思っています。
そのため、一般事務ですと所属する部署全体の事務を担当するのに対して、営業事務は営業担当者のアシスタント的な役割が求められます。
仕事の幅も広いので事務作業だけではなく、見積のための資料作成やメーカーへの納期問合せ等、売上に直結する動きへのサポート業務も行う点が通常の事務との大きな違いです。
専門商社の営業事務の1日の流れとは
わたしの会社の1日は8：30に始まって、17時半退社です。
但し8時20分には朝礼があるので間に合うように出社しないといけません。
8:30になったら、パソコンを立ち上げます。
退社後に来ていたメールチェックを行い、一日のタスクを整理します。
8:30～9:00に会社周辺の草むしりや葉っぱ拾い、社内の清掃をします。
中小企業なので、クリーン業者が入りません。
そのため社員1人1人が清掃をしなければなりません。
9:00には始業開始です。
始業時間になると、顧客からの問い合わせの電話なども入ってくるため、対応しながら自分の仕事を進めていきます。
午前中は見積作成や電話対応、来社された方へのお茶出しなどあっという間に時間が過ぎていきます。
12:00になればお昼休憩になります。
同僚はみんな年代が近いので、お昼ご飯を食べながら楽しい時間を過ごします。テレビを見ながらご飯を食べる人や違う部署の方とお話をする人など１時間自由に過ごします。
13:00から17時半までは引き続き事務処理です。
午後からは在庫品の出荷業務や、発注した製品の処理を行います。
伝票内容と製品があっているか確認しながら誤発注がないように対応していく必要があります。
16時に運送業者が集荷に来るのでその時間までには売上処理をしなければいけません。
また16時過ぎても何とか出荷してほしいとお願いされることもあります。
何でも断ってしまうと、イメージが悪くなってしまうため、確認しながら当日発送できるか進めていく必要があります。
弊社には専用システムが入っているので、システムに沿って受注入力や見積入力を行っていきます。
16時頃には営業が外出先から続々と帰社してきます。
帰ってきた営業から事務処理を頼まれたり、メールを作っておくように依頼されたりと営業によって頼まれる内容は様々です。
最後に、1日の仕事をまとめた日報を作成して業務終了です。
17:30になれば退社時間になります。
その日の仕事が終われば定時で退社することができます。
以前は残業が多かったのですが、現状は事務員も増え、定時で帰れるようになりました。
専門商社の営業事務はきつい？
営業事務は、他の事務職よりも業務領域の幅が広く、雑務から営業の右腕になるような仕事まで多岐に渡ります。
業務においても受け身の姿勢ではなく、積極的で能動的なサポートが常に求められるように思います。
そのため、営業の近くでコミュニケーションをとりながら事務職をこなしたいという方にはうってつけの反面、淡々と一般事務の仕事領域だけを希望される方には向かない職種だといえます。
また新規問合せで一般ユーザーから問合せが来ることも日常ですので、対応能力も非常に大切です。
「わからない」では会社の評判にも影響してしまうし、クレームにつながることもあるので常に勉強する必要があります。
柔軟に対応できないと商社の営業事務は大変だと思います。
専門商社の営業事務の給料や年収に関してはこちらの記事で詳しくご紹介していますのでご覧ください。
専門商社の営業事務はネイルや髪型、髪色や靴は自由？
わたしの職場は自由です。
ネイルも自由で、周りの後輩はみんな可愛らしいネイルをあしらっています。
髪色もあまり派手でなければ自由です。
流行りのインナーカラーで出社している人もいます。
靴もクロックスやサンダルでなければ、暗めのオフィスシューズを履いて業務をしています。
他の機械工具業界の営業事務員さんもネイル、髪色、髪型も自由のようなので緩いほうだとおもいます。
専門商社の営業事務を辞めたくなる理由とは
理不尽なことでクレームを受けたり、覚えることが多い割に給与が安すぎることです。
7年働いていますが、未だに給与が上がりません。
また仕事量の割に昇進がないので給与面で不満はあります。
営業は数字を持っており、数字によって賞与が変わってきますが営業事務は基本給×1.5（夏の場合）なので頑張って営業に貢献しても賞与には反映されません。
営業と二人三脚で頑張っているので、せめて賞与に反映してほしいのですがなかなか叶いません。
専門商社の営業事務はやめとけ？
私はコツコツ言われた内容だけを取り組むような仕事の進め方が苦手なので、毎日同じことではない、様々な問合せを受けた場合も対応できる人は仕事をしていて楽しいと思います。
ですが精密機器は普段の生活で扱うことはほぼないですし、スキルアップを考えるのであれば自分の好きな業界の専門商社を目指すのもいいと思います。
専門商社の営業事務に向いている人、向いていない人とは
営業組織の受注・顧客折衝の業務をスムーズにすることが目的である営業事務は、営業組織の効率化の実現がゴールとなります。
そのため、取り扱う商品の知識と管理能力、売上処理、資料づくりのスキルなどの営業同様の能力が求められると思います。
また、営業担当者のアシスタントという役割から、常に営業社員とコミュニケーションを図りつつ、相手が求めるものに即座に対応するフットワークのよさと柔軟性も不可欠だといえます。
それらが苦手な人は向いていないです。
専門商社の営業事務の離職率はどれくらい？
営業事務の場合は、営業とのコミュニケーション能力が必須です。
それだけではなくお客様とのやりとりにも抵抗を持たず、円滑に進めなければいけません。
中にはそのやりとりが苦痛に感じる後輩もいました。
そのため、入社してすぐに退職してしまう方も何人も見ています。
またコミュニケーション能力だけではなく、製品知識も必要になるので覚えることが意外に多く、入社してから苦労される方が多いようです。
5人程入社しても3年以内に1～2人は退職してしまう印象です。
また結婚や妊娠を機に辞める方も多いです。
残業も少なからずあるので、なかなかプライベートと仕事の両立が難しいようです。
専門商社の営業事務の口コミ評判とは
職場の風通しは良いので相談しやすい環境です。
同じ考え方の同僚は継続して仕事をしています。
ただし機械工具業界の商社は給与が安いと言われているので、スキルアップを目指す方はメーカーに転職している方も多いです。
「今の仕事に出会えて良かった」
最初はどの分野においても、覚えることも多かったり、人間関係で悩んだりと大変だと思います。
ですが慣れてくると周りの先輩たちは助けてくださるし、取引先の方も助けてくれることが多いです。
はじめは大変だと思いますが、わたしは今の仕事に出会えて良かったなと思っています。
