NPOでの仕事って大変そう…
秘書がどんな仕事なのかわからない…
そんな疑問を抱えつつも、NPOでの秘書に興味のある方！
ここでは、NPOの秘書の仕事内容や一日の流れ、リアルな口コミ、辞めたくなる理由やその対処方について洗いざらいお伝えします。
これを読めば、謎に包まれているNPOの秘書業務について分かること間違いなし！
NPOの秘書の仕事内容とは
NPO団体は、主に様々な社会課題を解決するために活動している団体です。
その団体の代表は、活動の充実化、拡充、周知に向け精力的に働いてらっしゃる方がほとんどです。
秘書はそうしたアグレッシブな代表のスケジュール帳代わりであり、黒子です。
では実際にどんな仕事をするかというと大きく３つあります。
① さまざまな調整
団体内の会議や、外部との会議の時間、場所の調整があります。
他の会議とブッキングしないよう時間調整をしたり、会議・会食の場所の選定や予約を行うことがあります。
場所の選定は、代表から指定されることもあれば、秘書の裁量に任されることもあり、日ごろから会議、会食に適した場所のリサーチが必要です。
また調整の一つに、団体内のスタッフと代表との調整、つまり橋渡し役を担うこともあります。どの団体、企業もそうですが、代表の持つビジョンと現場の抱えるリアルな問題から齟齬が生じてくることがあります。
そうした現場のスタッフの声を代表に伝えたり、代表が考えていることを分かりやすくスタッフに伝え、相互のすれ違いを解く調整も重要な仕事の一つです。
② 同行・同席
会議や会食、出張の同行も主な仕事の一つになります。
ただ同席すればいいのではなく、資料の準備や席順の選定、お店やホテルの予約、海外の方がクライアントにいらっしゃる場合には通訳業務が出ることもあります。
会食は昼休憩時は夜に行われることもありますので、もし他に秘書がいてチームで動く場合は、休憩時間や残業を調整しながら業務にあたることが出来ます。
もし秘書が一人の場合は、休憩時間が無くなる、あるいは夜のプライベート時間や休日がなくなることも覚悟してください。
③ 体調管理
「え、そんなことまで」と思われるかもしれませんが、体調管理も秘書のお仕事の一つです。
日々、忙しく働く代表のスケジュールを無理なく調整し、アポイントに穴のあくことのないよう、日ごろから秘書が注意して体調管理を行うことも必要です。
病気になったら看病する！とまではいきませんが、そうならないよう無理に予定を組みすぎないよう進言したり、調整することも大事なお仕事です。
もちろん、秘書自身が体調を崩さないことも大事です。
NPOの秘書の1日の流れとは
一日の流れはその日によって大きく変化するので、とある一日をご紹介します。
8:30 通勤…その日の予定やメールを確認
9:00 出社…代表の方の出社時間に合わせ出迎え準備
9:30 出迎え…その日のスケジュール確認、体調確認
10:00 会議…同席し議事録をとる
12:00 昼食…代表の昼食の買い出しも兼ねる
13:00 会議…同席し議事録をとりながら通訳をする
15:00 おつかい…クライアントに渡すお土産を買いに行く
17:00 会食…同席
21:00 退勤…全員をお見送り後退勤
NPOの秘書になる方法に関してはこちらの記事で詳しくご紹介していますのでご覧ください。
NPOの秘書のメリットデメリットは
秘書をする上でのメリット、デメリットを赤裸々にお伝えします。
メリット
会議や会食の同席を通して、一般的なものより高度な礼儀作法が身に就きます。
代表の顔をつぶさないよう、細心の注意を払って行動するため、どこに出ても恥ずかしくない礼儀や立ち居振る舞いが叩き込まれます。
また、語学力の向上もメリットの一つです。
海外からのクライアントとの会議等で、専門の通訳がつくことはNPOではあまりありません。
なので、そばにいる秘書が議事録をとりつつ、代表の意向をクライアントに通訳する必要があります。
団体によっては専門的な知識が必要になりますが、回を重ねる毎に語学力が磨かれます。もちろん、ご自身の努力ありきです。
最後に、団体の経営者の考えを身近に感じ取れるのはとてもいい勉強です。
終日行動を共にするので、代表がどんな思いでプロジェクトを手掛けているのか、その団体をどのように成長させたいのかを、他のスタッフより早く深く知ることが出来ます。
経営者のマインドを知ることは、とてもいい勉強になりますよ。
デメリット
デメリットとしては、規定の就業時間以外の対応が多くあることです。
出勤前や退勤後、休日に会議や会食、出張が入ると、団体の代表と一心同体なので、秘書も出勤する必要があります。
そのためプライベートの時間が持ちにくいことがたまにあります。
また、団体のスタッフと代表との板挟みになることもしばしばあります。
スタッフは直接代表に言えない分、話しやすい秘書に不満や愚痴をぶつけてくることがあります。
その時に、身近に代表の考えを知っている秘書は「本当はそうじゃないのに」と板挟みになることがあります。
これをうまく橋渡し役としてこなせたらいいのですが、なかなか繊細なことなので、秘書自身が心身ともに消耗してしまう結果にもつながります。
NPOの秘書はきつい？
タイムマネジメントが苦手、柔軟性にかけるといった方には正直大変なお仕事だと思います。
急な変更や、会議が入った際に臨機応変に対応できる心の余裕がなければ、「勝手にスケジュールいれて、私の身にもなって！」と憤りを感じることもあるでしょう。
また、忙しい代表と行動を共にするので体力勝負な部分もあります。
無理がたたって、体調を崩してしまう、なんてことになったら困るのは上司である団体の代表です。
体力に自信がない、そんな方にはとても過酷なお仕事になるかもしれませんね。
NPOの秘書を辞めたくなる理由とは
この記事を書いている私自身、あまりの忙しさに「辞めたい！」と考えることがありました。
早朝から夜遅くまで会議、会食ばかりで、休日は出張に同行でまともに休みがとれないなんてこともあったりしました。
そんな時には「ぜったい辞めてやる」と思いながら、重い腰を上げて、笑顔で業務にあたっていたこともあります。
NPOの秘書を辞めたくなった時の乗り越え方や対処法
秘書が把握していない会議がありダブルブッキングしたときや、会食場所の予約がうまくいかず立ち往生したり…私自身失敗ばかりでした。
それでも秘書を続けられたのは、チームの存在です。
私の勤めていたNPOは秘書チームが数名おり、業務を分担しておこなっていました。
残業が続くようだったら、他の人に同行を頼んだり、出張同行が連続しないよう交代で業務にあたることが出来ました。
もし、秘書が一人しかいない場合は、思い切って上司である団体の代表に相談をすることと、他部署でもいいので相談できる人を見つけることです。
仕事や双方の信頼関係で成り立ちます。
代表のアグレッシブさに合わせて、何も言わないでいると要求はどんどん大きくなります。
その時に、今の自分が出来ること、出来ないことを整理し、出来ない部分をどうカバーするのか考えたうえで誰かに相談をすることは、自分を守る大事なポイントです。
自分のキャパシティを認識すること。それを誰かに伝え協力を仰ぐこと。
これが辞めたくなった時の対処法の一つです。
NPOの秘書のリアルな口コミや評判とは
私は数名のチームで秘書業務を行っていましたが、“上司そして仲間との信頼関係”が仕事をする上で、とても大事なモチベーションにつながっていると他の秘書からも感じました。
「休日出勤が多い」「会食が長引いて帰宅が遅くなった」「議事録と通訳の同時進行は大変」など、様々な声が上がっていましたが、仲間との信頼関係や上司である代表との信頼関係が深く築けている人ほど仕事にやりがいを持って取り組んでいたように思います。
きつさもやりがいもあるNPOの秘書！
いかがでしたでしょうか。
秘書は、代表との一心同体。朝から晩まで行動を共にする大変さがありますが、社会人としての高度な礼儀作法や語学力の向上、調整役としての成長が見込まれるお仕事です。
ここまで読んで、NPOの秘書がどんなことをして、どんなリアルな声をもっているのかお分かりになったら幸いです！
